konkurs o pracę

składałam dokumenty na konkurs na stanowisko administracyjne. Spełniałam wszystkie wymagania. Odesłano mi dokumenty z listem, że "nie spełniam wymagań formalnych". Sprawdzam dokumenty, a tam nie ma mojego listu motywacyjnego. Przypuszczam, że to jest ten "wymóg formalny" i ktoś go "przypadkiem" wyjął. Jak się ustrzec takich akcji, żeby nikt mi nie mógł wyjąć dokumentów, przez co nie mogę stanąć w konkursie?